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GESTÃO DE DOCUMENTOS

 

GERENCIAR DOCUMENTOS É CUIDAR DE TODA A VIDA INFORMACIONAL DA INSTITUIÇÃO.

 

o  documento sempre estará atrelado ao compartilhamento do conhecimento, à tomada de decisões, concretização de negócios, processo de compra e venda e outras importantes ações. Por isso, as instituições deverão criar estratégias para gerenciá-los de forma eficaz e rápida.

FUNÇÃO

Ø     Guarda

Ø     Conservação

Ø     Acessibilidade  

POR QUE?

Uma informação perdida por um administrador no passado, acarretará gastos e perdas de tempo, se outro administrador, no presente, necessitar dessas informações.

Menos recursos humanos e materiais serão gastos se as informações estiverem organizadas e preservadas.  

 

FINALIDADE

SERVIR À ADMINISTRAÇÃO -> VALOR ADMINISTRATIVO

SERVIR À HISTÓRIA -> VALOR HISTÓRICO

 

TEMPO

 

8 Dicas para um bom arquivamento


1. Diminuir ao máximo o número de lugares onde as informações arquivadas podem ser encontradas. No caso de assuntos específicos estarem relacionados de algum modo, procurar classificá-los juntos.


2. Criar um sistema conforme alguns fundamentos já existentes na Empresa.
Isto vai ajudar a implantar um esquema compreensível por todos os empregados.


3. Usar um tipo de enumeração simples, criando as classes principais de assuntos – que serão as classes gerais – e depois os assuntos mais específicos, derivados das classes principais.
Exemplo: o item relação de férias de empregados será classificado como dependente da classe principal PESSOAL, que poderá estar na estrutura do arquivo com o código 2. A Relação de férias seria classificada como 2.1 – Férias. Como existem assuntos que são corporativos, estes são classificados sempre no início da estrutura do Arquivo. Exemplo: 1. Assuntos Administrativos; 2. Assuntos de Pessoal; 3. Assuntos Econômicos e Financeiros. A partir do algarismo 4 em diante, serão classificados os assuntos específicos relacionados com o objetivo da Empresa.


4. Definir apenas um lugar para cada assunto.
Quanto mais lugares houver onde se deva pesquisar, menos eficiente e mais frustrados vão ficar os empregados, sem contar a perda de tempo à procura da informação desejada. Além disso, a tendência de multiplicar os lugares de arquivamento de documentos será o indicativo de que a empresa começa a se tumultuar.


5. Ter um sistema informatizado, para registro e controle dos documentos recebidos e expedidos, capaz de informar a sua localização.
Este sistema é muito útil para acompanhar o fluxo da informação interna, assim como indicará o código da pasta onde o documento foi arquivado.


6. Testar o sistema periodicamente. Dizer a si mesmo: "se não puder localizar esta informação dentro de trinta segundos, então ela não existe". Usando esse teste, haverá certeza de que tudo o que for requisitado será encontrado rapidamente.


7. Evitar o arquivamento de correspondências expedidas e recebidas em pasta única, ordenadas cronologicamente.
As correspondências devem ser arquivadas pelo assunto. Exemplo: correspondências sobre o Fluxo de Caixa, devem ser arquivadas na pasta específica, classificada dentro do item 3 – Assuntos Econômicos e Financeiros.


8. Fazer a revisão periódica do arquivo para realizar a tarefa de descarte das informações sem valor, conforme indicado na Tabela de Temporalidade Documental.
Dedicando meio expediente a cada seis meses a uma revisão das pastas, será possível reduzir uma série de documentos, quer descartando os que estiverem sem efeito, quer transferindo para o Arquivo Inativo.

Cléa Dubeux,
especialista em documentação, titular da INFORMAR Ltda.

Prazos de Arquivamento de Documentos


Segundo a professora Cléa Dubeux Pimentel, da INFORMAR, integrante da Rede Gestão, é importante observar os seguintes prazos de arquivamento de documentos:
Exames Médicos de Funcionários (Admissional, Periódico, de Retorno ao Trabalho, de Mudança de Função e Demissional) devem ser arquivados por 20 (vinte) anos, após o desligamento do funcionário, em seu dossiê no Serviço Médico.
Atestado de Saúde Ocupacional - ASO deve ser arquivado também por 20 (vinte) anos, após o desligamento do funcionário, em seu dossiê de registros funcionais.
Prontuários Médicos devem ser mantidos no Serviço Médico por 20 (vinte) anos, após o desligamento do funcionário.
• Os documentos comprobatórios dos pagamentos efetuados do PIS (Programa de Integração Social) devem ser conservados por 10 (dez) anos, a partir da data do recolhimento.